第一章  总  则

  第一条 为加强学生档案管理工作，实现学生档案管理的科学化、规范化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号）等相关政策，结合我校学生档案管理的实际情况，特制定本办法。

  第二条 学生档案是记录和反映学生个人经历的重要文字材料，是考察学生本人学习、工作、生活和成长情况的重要依据。

  第三条 学生档案管理是学生教育与管理的重要组成部分，档案管理应确保其真实性、完整性、安全性和保密性。

  第四条 我校学生档案管理工作，实行学生处统一领导、实施，学生处下设“学生档案科”，负责统筹全校学生档案工作。学生在校期间档案、毕业时转递档案以及毕业后保存在学校的档案由档案室管理。

  第二章  新生档案审核与管理

  第五条 新生入学后学籍档案可邮寄或自带。自带档案的学生应将档案及时交给辅导员，由辅导员统一交由档案室管理。

  第六条 档案室对新生档案进行审核，审核内容包括：

  （一）学生的政治思想情况；

  （二）录取前学习履历等档案材料是否齐全;

  （三）档案中报考信息与录取信息是否一致;

  （四）其它需要审核的招生信息材料。

  第七条 审核不合格的学生档案，与本人实际情况不符或者有其他违反国家招生考试规定情形的，报学校招生处处理；材料不齐全的要求考生补齐或说明情况。

  第八条 审核完毕，档案室将学生原始档案材料及招生环节产生的材料装入学校统一印制的 《亚星yaxing221学生档案袋》，为学生建立个人学籍档案。

第三章 在校生档案材料归档与管理 

  第九条 学生档案直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使我校学生档案符合国家人事工作的要求，学生档案归档材料基本包括但不限于以下内容：

  （一)各类登记表：高考报名表、高考体检表、高考志愿表、学籍登记表、军训考核表、新生体检表、学生登记表、毕业生登记表、专接本报名登记表。

  (二）学籍变动材料：转专业、休学、复学、退学审批表

 （三）党、国组织材料：入团相关材料或可供组织参考的其它材料。

 （四）奖励材料：国家级、省级和校级等各类表彰所形成的材料及登记表。

 （五）处分类材料：学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律形成的书面处理意见。

 （六）解除处分材料：学校相关部门提供的学生在校期间解除处分书面处理意见。

  (七）鉴定类材料：实习鉴定表。

  (八）学习成绩材料：学生学业成绩表。

 （九）学位证明材料：学士学位评定书。

 （十）其他材料：高中学籍档案、录取通知书、高考准考证、档案转递通知单、退役士兵档案等。

  第十条 学生档案材料归档的有关要求：

 （一）学生档案材料须用黑色碳素笔填写，严禁涂改、修补和其它技术处理。

 （二）学生档案归档材料应真实准确，完整清晰，有签字、盖章要求的材料，须签章齐全。

  第十一条 学生转专业应主动配合档案室完成个人档案调动并装入转专业审批表等工作。

第四章  学生档案的查阅与使用

  第十二条 学生档案原则上只限学校各级负责学生工作的行政干部、辅导员和教务管理人员查阅。

  第十三条 有关单位和个人因工作需要查阅学生档案的，应出具有效身份证明，说明查阅内容及目的，经档案管理人员审核同意后，方可在档案管理人员监督下查阅档案，并按规定予以登记。

  第十四条 档案一般不外借。如必须借出使用时，要由借阅人写明情况，说明理由，注明归还时间，经双方领导批准后办理借阅手续。

第五章   档案的转递

  第十五条 学生退学，未报到或死亡后，其档案按以下规定办理：开除学籍、退学、死亡等学生档案及当年未报到的新生档案交由辅导员转寄给学生本人。

  第十六条 学生学籍在校内变动后档案的转递：

  （一）学生所在的原专业班级应及时将学生学籍在校内变动情况告知档案室并出具学籍异动审批表，并将审批表装入学生学籍档案，以便将其档案转入相应的专业班级。

  （二）转出转入的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留材料或分批转出转入，具体规定按《亚星yaxing221学生学籍管理规定》执行。

  第十七条 毕业生档案的转递

  毕业生档案在其毕业后应立即转出学校，学校原则上不予保留。

  (一)毕业生档案邮寄:由各分院毕业生辅导员整理邮寄地址，确认无误后移交档案室，档案室联系邮局统一邮寄。

  (二)毕业生档案自取：学生在办理离校手续后自取档案，用人单位有档案管理权限（政府机构、事业单位、国企），档案交给所在单位管理；用人单位不具备档案管理权限，把档案存入户口所在地的人才市场进行托管。

  (三)西部计划和其它特殊情况的毕业生，档案由档案室暂时保管，保管期两年。逾期后，由各分院辅导员联系学生本人，督促其提供档案接收单位信息，由学生档案室将其档案转出学校。

  (四)转学、退学、肄业、结业的学生，在该生办理离校手续后，由学籍科出具退学、转学、肄业、结业的相关文件，由档案管理员将其在校期间的档案材料归档，联系学生辅导员提供档案接收单位或本人信息，将其转出。

  (五)档案接收单位必须符合档案存档要求，如国家、地方党政机关，县(团)级以上事业单位、国企、人才市场等。

第六章  纪律要求

  第十八条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

  第十九条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要须摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得私自存放。

  第二十条 查阅档案要在档案室，因特殊情况需借出时，应严格按照规定办理相关手续，并按规定日期归还。

  第二十一条 任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。

  第二十二条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

  第二十三条 各分院辅导员在收集档案材料时，应仔细核查，确保材料的真实和完整。升学至校外，退学，转学，肄业等情况一经发生，应及时督促学生办理相关离校手续，到学生档案室将本人档案领走，避免拖延积压。

  第二十四条 学生档案通过邮局EMS邮寄的，学生可关注学生处微信公众号查询相关信息。

  第二十五条 本规定由学生处档案室负责解释。